TIETOSUOJASELOSTE: ASUNNONHAKIJAT, ASUKKAAT JA VUOKRALAISET
enonkoskenvuokratalot.fi
asikkalatalot.fi
savitaipaleenvuokratalot.fi
labyrintti.info
pertunmaanvuokratalot.fi
kangasniemenvuokratalot.fi
kiteenkotitalot.fi
pöytyänvuokraasunnot.fi
somerasunnot.fi
petajavedenvuokraasunnot.fi
Päivitetty viimeksi: 06.08.2026
1. Rekisterinpitäjä
Kuntaisännöinti Oy
3113331-6
Väinö Valveen katu 2
53900 LAPPEENRANTA
info@kioy.fi
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Jukka Asikainen
jukka.asikainen@kioy.fi
0400284490
3. Rekisterin nimi
Asunnonhakijoiden, asukkaiden ja vuokralaisten asiakas-, sopimus- ja kulunvalvontarekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
• Asukasvalinta: Asuntohakemusten käsittely, hakijoiden taustojen arviointi ja asukasvalinnat.
• Vuokrasuhteen ja kiinteistön hallinta: Vuokrasopimusten täytäntöönpano, vuokranvalvonta, vakuuksien hallinta ja perintä.
• Asumispalvelut ja ylläpito: Vikailmoitusten käsittely, huolto- ja korjaustyöt, asukasviestintä sekä asukassivustojen ja digitaalisten palveluiden tarjoaminen.
• Lukitus ja kulunvalvonta (iLOQ): Avainten elinkaaren hallinta, kadonneiden avainten kuoletus, kiinteistön turvallisuuden varmistaminen sekä mahdollisten väärinkäytösten tai rikosten (esim. ilkivalta, murrot) jälkikäteinen selvittäminen lain sallimissa rajoissa.
• Lakisääteiset velvoitteet: Kirjanpito, verotus, viranomaisilmoitukset sekä asukasluettelon lakisääteinen ylläpito.
Käsittelyn oikeusperusteet:
• Sopimus: Käsittely on välttämätöntä sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
• Lakisääteinen velvoite: Rekisterinpitäjää koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (esim. asukasluettelo).
• Oikeutettu etu: Perintätoimenpiteet, oikeusvaateiden hoitaminen, asiakaspalvelun kehittäminen sekä kiinteistöjen ja asukkaiden turvaaminen (mukaan lukien iLOQ-lukituksen lokitietojen käyttö ongelmatilanteissa).
Käsiteltävät henkilötiedot
Keräämme ja käsittelemme vain käyttötarkoituksen kannalta välttämättömiä tietoja:
• Perustiedot: Nimi, henkilötunnus (yksilöimistä ja luottotietojen tarkistamista varten), puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite.
• Hakemustiedot: Asunnon tarpeeseen vaikuttavat tiedot, selvitys tuloista ja varallisuudesta (jos kyseessä ARA-kohde), perhesuhteet (asukkaiden määrä) ja luottotietoraportti.
• Vuokrasuhde- ja taloustiedot: Vuokrasopimuksen ehdot, vuokranmaksu- ja vakuustiedot, mahdolliset maksuviivästykset ja perintätiedot.
• Asumisen ja huollon tiedot: Vikailmoitukset, asukkaan tilaamat lisäpalvelut (esim. autopaikka tai saunavuoro), asukassivuston käyttäjätunnukset sekä asukkaan ilmoittamat huomautukset tai häiriöilmoitukset.
• Avain- ja kulunvalvontatiedot (iLOQ): Avaimen numero/tunniste, avaimen haltijan nimi, avaimelle ohjelmoidut kulkuoikeudet (esim. ulko-ovi, oma asunto, pesutupa) sekä lukkoihin tallentuva tekninen lokitieto (leimautumiset yhteisissä tiloissa). Huom. Lokitietoja luetaan vain perustellusta syystä, kuten väärinkäytösepäilyissä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
• Rekisteröity itse: Hakemuslomakkeet, vuokrasopimus, asukassivusto, vikailmoitukset ja muut asukkaan omat ilmoitukset.
• Järjestelmät: Kiinteistön sähköisestä iLOQ-lukitusjärjestelmästä saatavat tekniset tiedot ja kulkulokit.
• Viranomaiset ja kumppanit: Luottotietorekisterit (esim. Suomen Asiakastieto Oy), väestötietojärjestelmä (muuttoilmoitukset) sekä tarvittaessa kunnan asuntotoimi tai Kela (suoramaksuasiat).
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Käytämme ulkopuolisia kumppaneita, joille luovutamme tai jaamme tietoja vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä palvelujen tuottamiseksi:
• Ulkoiset isännöintitoimistot: Vuokrasuhteen hallinnolliset tehtävät, asukasluettelon ylläpito, avainhallinta ja taloushallinto.
• Huoltoyhtiöt: Vikailmoitusten hoitaminen, ovenavaukset, kunnossapitotyöt, päivystys ja avainten luovutus/palautus.
• IT- ja järjestelmätoimittajat: Vuokrahallinto-ohjelmistojen, asukassivustojen sekä iLOQ-lukitusjärjestelmän pilvipalvelun tarjoajat ja ylläpitäjät.
• Perintätoimistot ja lakiasiaintoimistot: Rästitetyt vuokrat ja sopimusrikkomusten selvittäminen.
• Viranomaiset: Lainsäädännön velvoittaessa (esim. Verohallinto, Kela, poliisi rikostutkinnan yhteydessä tai haastemiehet).
Tiedot säilytetään ja niitä käsitellään pääsääntöisesti EU/ETA-alueella. Mikäli IT-järjestelmän toimittaja siirtää tietoja EU:n ulkopuolelle, siirrossa käytetään EU-komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (SCC).
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
• Sopimuksellinen suoja: Kaikkien ulkopuolisten kumppaneiden (isännöinti, huolto, iLOQ-järjestelmätoimittaja) kanssa on solmittu GDPR:n mukainen tietojenkäsittelysopimus (DPA), joka velvoittaa heidät noudattamaan tiukkaa tietoturvaa ja vaitiolovelvollisuutta.
• Tekninen suoja: Digitaaliset järjestelmät on suojatut palomuureilla, salasanoilla ja henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Pääsyrajoitukset on määritelty työtehtävien mukaan (esim. huoltomies tai isännöitsijä näkee vain virassaan tarvitsemat tiedot). iLOQ-järjestelmän hallinta vaatii vahvan tunnistautumisen tai token-avaimen.
• Fyysinen suoja: Mahdollinen paperiaineisto ja fyysiset pääavaimet säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa (esim. avainkaapeissa).
9. Henkilötietojen säilytysaika
• Asuntohakemukset: Hylättyjä asuntohakemuksia säilytetään [esim. 6–12 kuukautta] hakemuksen jättämisestä mahdollisia syrjintäväitteitä vastaan puolustautumiseksi.
• Vuokrasuhdetiedot: Aktiivisen vuokrasuhteen ajan. Sopimuksen päätyttyä tietoja säilytetään [esim. 5–10 vuotta] kirjanpitolain, vastuuaikojen ja mahdollisten perintätoimien vaatiman ajan.
• iLOQ-lukituksen lokitiedot: Lukitusjärjestelmän ja lukkojen tallentamia kulkulokitietoja säilytetään vain rajoitetun ajan (esim. [valitse aika, tyypillisesti 1–3 kuukautta]), minkä jälkeen ne ylikirjoittuvat tai poistuvat automaattisesti, ellei käynnissä ole tutkintaa väärinkäytöksestä.
• Huoltohistoria ja vikailmoitukset: Säilytetään kiinteistön elinkaaren ja takuuaikojen seurannan vuoksi [esim. 5–10 vuotta], mutta ne anonymisoidaan tai henkilöviitteet poistetaan, kun vuokrasuhde on päättynyt.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
• Tarkistaa itseään koskevat tiedot ja pyytää niistä kopio.
• Oikaista virheelliset tai vanhentuneet tiedot (esim. uusi puhelinnumero).
• Pyytää tietojen poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), jos käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
• Rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa.
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Kaikki oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
